Radium Foam

Over Radium Foam

De Vita Group is een fabrikant van flexibele polyurethaanschuimen, Talalay Latex en vloerproducten met productiefaciliteiten in het VK en de EU. Radium Foam maakt deel uit van de divisie Comfort van de groep met productie in Nederland. Hun productieplanning en engineering staan​​voorop t.o.v. verkoop en marketing, waarbij consistentie en kwaliteit de topprioriteiten zijn, van grondstoffen tot verpakking en verzending.

Om de DMS 4.0-deadline (nieuwste Nederlandse douaneplatform) te halen, moest Radium Foam dringend hun bestaande software voor douaneoplossingen wijzigen. Hun bestaande oplossing kon de overgang naar DMS niet ondersteunen, waardoor Radium Foam geconfronteerd werd met de mogelijkheid om de internationale handel te onderbreken. Dit zou enorm schadelijk zijn geweest voor hun bedrijf.

Douane-inklaringssoftware is essentieel voor elk bedrijf dat goederen over de grens wil importeren of exporteren. Veel bedrijven die deze oplossingen aanbieden, kunnen de veranderende nationale wetgevingen echter niet bijhouden, waardoor hun klanten geen werkbare oplossing hebben om aangiften te verwerken. Joland Beerens, IT Demand Manager bij The Vita Group werkte samen met ECS International om de handel voort te zetten tijdens de DMS-transitie.

“We wisten dat we een harde deadline hadden om live te gaan op 31 januari, en C4T stuurde heel snel een offerte en legde de integratie met ECS uit”

Joland Beerens, IT Demand Manager, The Vita Group

Samenwerking met ECS International: De sleutel tot de douane-uitdagingen van Radium Foam

ECS International BV (ECS) biedt een breed scala aan producten en diensten voor applicatie-integratie en datacommunicatie, met betrouwbare, flexibele en schaalbare oplossingen voor organisaties die systemen willen integreren met behulp van veilige elektronische gegevensuitwisseling. ECS hielp Radium bij het zoeken naar een nieuwe partner en CEO, Ben Rinkel, nam contact op met Customs4trade (C4T) na eerdere gesprekken over samenwerkingen. Na een ontdekkingsgesprek met C4T, raadde ECS C4T aan bij Radium als de beste leverancier voor hun douane-uitdagingen. De sprekers met Nederlands als moedertaal in C4T waren een enorm voordeel voor Joland en zijn team, waardoor het gemakkelijk en snel was om te communiceren en het werk gedaan te krijgen.

De urgentie van de deadline van 31 januari betekende dat de goedkeuring van C4T's douaneaangiftesoftware CAS snel moest gebeuren, wat het proces enorm versnelde. Radium Foam werd de snelste aangesloten klant in de geschiedenis van C4T!

Een ander groot voordeel voor de snelheid van de onboarding was de samenwerking met ECS; vanaf het moment dat ECS de CAS-oplossing van C4T uitlegde, gaf de demonstratie van onze staat van dienst alle stakeholders veel vertrouwen. Alle partijen kwamen hun beloften na, met als resultaat een zeer succesvol go live van het project.

“Alle lof voor ECS is verdiend, ze hebben de API-integratie snel en met volledige professionaliteit opgezet.”

Joland Beerens, IT Demand Manager, The Vita Group

Laat douaneveranderingen uw bedrijf niet vertragen

Vanaf het eerste informatieverzoek in november waren de bestanden klaar om getest te worden. Medio december werden de eerste dossiers doorgestuurd en vanaf het begin was duidelijk dat als de gegevens in CAS kloppen, de douanedocumenten automatisch worden verwerkt, waarbij alleen moet worden ingegrepen als er een fout wordt gesignaleerd!

Het geautomatiseerde proces is minder zorgwekkend voor de expeditieafdeling die de douanekennis niet had en ook niet nodig had om een​​aangifte te verwerken. "We ontdekten dat we wat aanvullende gegevens in CAS moesten invoeren, een paar satelliet-apps in ons ERP-systeem moesten uitvoeren, we konden eenvoudig aanvullende velden wijzigen en toevoegen om naar het ECS-platform voor gegevensintegratie (X4Connect) te sturen om in CAS in kaart te brengen." zegt Joland.

ECS integreerde velden in de API, met flexibiliteit van alle partijen om de transactiegegevens in CAS te krijgen. Van half december tot en met januari was er weinig te doen voor het team van Radium Foam; ECS ging achter de schermen door met de API-integratie op hun SaaS-integratiesysteem. Het onboarding-team van C4T speelde een belangrijke rol in het project, deelde kennis met zowel ECS als Radium Foam en loste eventuele problemen onmiddellijk op. Jens kon het Radium Foam-team persoonlijk bezoeken, wat het team echt hielp vertrouwen op te bouwen in het gebruik van CAS.

Terwijl het testen begin januari begon, liepen hun gegevens ook door hun oude systeem, zodat Joland en zijn team meteen het verschil konden zien. Er waren enkele aanpassingen nodig tijdens de testfase, die tijdens regelmatige gesprekken tussen de drie bedrijven werden opgepikt en meteen werden aangepakt. “We waren een week eerder klaar om live te gaan!” zegt Joland.

“Jens was de hele ochtend aanwezig op de live-datum, controleerde de stromen en identificeerde manieren om eventuele problemen op te lossen.”

Joland Beerens, IT Demand Manager, The Vita Group

Een sterke samenwerking

Vanaf het eerste gesprek tot de go-live-datum was Radium Foam binnen vijf weken operationeel, waardoor dit de snelste aangesloten klant was in de geschiedenis van C4T! De eerste succesvolle aangifte werd ver voor de deadline van 31 januari via CAS verzonden.

Dankzij het ECS SaaS Data-integratieplatform X4Connect was de integratie tussen het Radium ERP-systeem en C4T zeer snel tot stand gekomen, aangezien ECS de kennis had voor de systemen in hun applicatie.

Door als gelijken aan dit project samen te werken in plaats van klantenservicemedewerkers, werd het project versneld. Alle partijen werkten aan hetzelfde doel: Radium Foam snel en succesvol migreren naar DMS om hun goederen in beweging te houden.

“Het onboarding-team verdwijnt niet als je eenmaal live bent, ze zijn nog steeds betrokken in de vroege stadia en delen hun kennis in plaats van direct te worden overgedragen aan het ondersteuningsteam”

Joland Beerens, IT Demand Manager, The Vita Group

Benieuwd wat ECS voor uw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op via +31 (0)229574331 of via ons contactformulier hieronder.