Walraven

Walravens uitdaging

Walraven geldt als een kleine multinational, met kantoren, fabrieken en entiteiten in ruim twintig landen. De datastromen tussen deze locaties moeten geïntegreerd worden om optimaal samen te werken. Denk aan bestellings- en voorraadgegevens en elektronische facturen of eenvoudigweg aan een seintje dat een bepaalde order afgeleverd is. Een andere relevante stroom ontstaat door het aansturen van de machines in de fabrieken (manufacturing orders); data die vervolgens ook terug gerapporteerd moeten worden. Tot slot moeten er ook data gedeeld worden met klanten, zoals groothandels.

Walraven ging daarom op zoek naar een platform voor Electronic Data Interchange (EDI). Voor het digitaal uitwisselen van data, binnen en buiten het bedrijf. De belangrijkste voordelen van een EDI-platform zijn de uniforme, snelle en kostenbesparende data-uitwisseling én de veiligheid daarvan.

Enerzijds vragen grotere partners die al met EDI werken Walraven om mee te gaan in deze vorm van uitwisseling. Anderzijds wil het bedrijf zelf ook zijn eigen klanten overtuigen om de stap naar deze uitwisseling te zetten. Veelal zijn dit middelgrote groothandels. Naast de efficiëntie is de rapportagemogelijkheid een belangrijk voordeel van EDI. Doordat data uniform uitgewisseld worden, is het veel gemakkelijker om ze te vergelijken. Voor een bedrijf als Walraven geeft dat veel inzicht in de gehele keten. Een van de leuzen van de organisatie luidt niet voor niets: ‘Samenwerken is kennis delen’.

Niels Schoon, hoofdverantwoordelijke voor de IT van Walraven, vertelt: “We hebben enerzijds een ambitieuze digitale strategie. Anderzijds hadden we technologie in huis die verouderd begon te raken, zoals de ERP. Integratie stond nog in de kinderschoenen.” Daarom ging hij op zoek naar een betrouwbare partner die de organisatie kon helpen om die integratie in een stroomversnelling te brengen.

Walravens cijfers

• 34.000+ klanten,
• 900+ daarvan gebruiken zelf ook al EDI.
• 12.000+ producten.
• Wereldwijd 20+vestigingen.
• Ongeveer 10.000 sales-orderregels per maand.

Het streven:

• via EDI 20% besparen op de interne kosten per sales-orderregel;
• het totale aantal sales-orderregels van 35% naar 70% verhogen;
• de EDI-aansluittijd voor nieuwe klanten met 80% verlagen.

Introductie van To-Increase oplossingen bij Walraven

ECS wilde Walraven graag helpen vooruitgang te boeken op het pad van de digitalisering en nam contact op met hun langetermijnpartner To-Increase, een gereputeerde ISV op het gebied van Microsoft Dynamics. Onder de vele oplossingen die tegemoetkomen aan de databeheerbehoeften van hun klanten, heeft To-Increase Connectivity Studio voorgesteld, een zeer configureerbare oplossing voor applicatie-integratie en datamigratie, gebouwd binnen Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Connectivity Studio was de ideale tool om Walraven te helpen hun interne bedrijfsapplicaties te koppelen en gegevens van hun oudere ERP naar D365 F&SCM te verplaatsen.

To-Increase biedt ook een EDI-module geïntegreerd in Dynamics, genaamd EDI Studio, waarmee gebruikers EDI-communicatie kunnen automatiseren en een snellere onboarding van handelspartners kunnen ondersteunen, zonder dat er ontwikkeling nodig is. Dit kwam Walraven goed uit, die tot nu toe vertrouwde op een interne EDI-module die door één persoon werd beheerd. Met adequate ondersteuning van ECS kon Walraven eenvoudig verbinding maken met hun vele klanten en providers in heel Europa en standaard EDI-berichten opzetten binnen D365 F&SCM.

De keuze voor ECS

Hoewel Walraven een multinational is, is de organisatie toch relatief klein. Vergelijkbare EDI-platformen van aanbieders als Microsoft zijn te groot en te complex. Dat geldt zeker voor een bedrijf dat zijn eerste stappen zet op integratiegebied. Slechts een relatief klein deel van het totale personeelsbestand van Walraven bestaat uit IT’ers (alsnog zo’n twintig man). Tegelijkertijd wil het bedrijf een grote digitaliseringsslag maken.

Schoon merkt op over deze transformatie: “We zijn weliswaar geen echt klein bedrijf, maar dat wil niet zeggen dat we alle kennis en kunde voor integratie in huis hebben. Die moet je wel hebben voor de grotere pakketten, om die systemen op te bouwen en te onderhouden. We huren daarom graag expertise in, waarbij ons eigen IT-team bewust eerder een leidende of regisserende rol heeft. Die expertise en ervaring vonden we bij ECS. We hebben bewust gekozen voor een wat kleinere partij, met wie we samen een groeimodel kunnen creëren. ECS is groot genoeg om de benodigde expertise te bieden, maar klein genoeg om een persoonlijk partnerschap aan te gaan.” In andere woorden: de schaal van ECS past bij die van Walraven.

Hoe ECS de implementatie van To-Increase oplossingen faciliteerde

De samenwerking met To-Increase voor hun geavanceerde oplossingen en met ECS voor de implementatie gaf Walraven een goede voorsprong. Omdat ECS bekend was met het implementeren van To-Increase-oplossingen, kon Walraven de integratie versnellen en EDI configureren voor hun supply chain-behoeften. En omdat er heel weinig behoefte was aan ontwikkeling, kon Walraven meer tijd en middelen investeren in het ERP-implementatieproces en in het trainen van hun verkoopbackofficeteam in het afhandelen van dagelijkse EDI-transacties.

Bovendien boden de To-Increase-oplossingen monitoringfunctionaliteiten waarmee Walraven de status van inkomende en uitgaande EDI-berichten kon volgen, fouten kon oplossen en indien nodig wijzigingen kon doorvoeren. Connectivity Studio bood ook tracering van bedrijfslogica waarmee ze gegevens tijdens de integratie automatisch konden valideren, wat een extra waarde aan hun gegevensuitwisseling opleverde.

Schoon vertelt: “Door samen te werken met To-Increase en ECS konden we ons team opschalen en beter begrijpen wat de oplossingen konden doen. Hun kennis bleek nuttig bij het uitvoeren van de eerste implementatie en vervolgens bij het opbouwen van de juiste documentatie voor een overdracht van vaardigheden. Dus ja, ik zie dat deze samenwerking voor een langere periode best goed werkt.”

De samenwerking tussen Walraven en ECS

De samenwerking tussen Walraven en ECS bestaat ruwweg uit twee componenten. Allereerst is er de interne integratie: de applicaties binnen het bedrijf koppelen. Door ze intern optimaal met elkaar te laten ‘praten’, kan er geautomatiseerd data uitgewisseld worden met partners. De uitwisseling verloopt daardoor voor beide partijen sneller, met minder moeite en tegen lagere kosten. De tweede component heeft betrekking op het aansluiten van nieuwe klanten op het EDI-platform. Inmiddels zijn dat er vijftien tot twintig. Een relatief kleinschalig project dus, maar wel succesvol. Alle klanten waren binnen drie tot vier weken volledig EDI-operationeel. Bovendien heeft de implementatie niets stilgelegd: Walraven is het hele proces lang up and running gebleven.

Het resultaat: betere inzichten, minder fouten

Schoon benoemt de voordelen van de To-Increase Business Integration en het EDI-platform: “De processen zijn inzichtelijker geworden, door de hele keten heen. Ook zijn er veel handmatige taken weggevallen. Ook de andere besparingsdoelen hebben we gerealiseerd. Mijn collega’s kunnen zich nu op andere gebieden inzetten, om daar processen te verbeteren. Denk aan het leveren van betere support aan onze klanten. Die voordelen zijn een grote boost voor de bewustwording van de voordelen van EDI. Maar het adoptieproces is bij ons nooit moeilijk geweest. Iedereen ziet het belang en de voordelen ervan in. Bovendien hebben we sinds 2020 de sales voor EDI zien groeien van 3,4% naar 9,3%.”

Blijvende betrokkenheid

ECS is sinds de implementatie en livegang van beide componenten nog altijd betrokken bij Walraven. Het onderhoud wordt namelijk afgenomen als managed service. Eén keer per maand is er een onderhoudsmoment voor de omgeving. Dan wordt gekeken naar zaken als: zijn de capaciteit en performance nog voldoende, moeten er data opgeruimd worden?

Er is een maandelijks overleg tussen ECS en Walraven. Als er tussendoor wat gebeurt, zijn de lijntjes volgens Schoon ‘heel kort’. Hij prijst de betrokkenheid van het ECS-team: “De technische experts zetten zich volledig in, ook wanneer het even spannend begint te worden. Dan doen ze echt dat beetje meer. Het voelt echt alsof ze onderdeel zijn van ons team. Zelfs de directie van ECS laat regelmatig wat van zich horen, bijvoorbeeld door ons een bezoek te brengen. Ook op het hoogste niveau is ECS heel erg geïnteresseerd in hoe het met ons gaat. Regelmatig vraagt ECS wat ze nog meer voor ons kan betekenen. We voelen ons veel meer dan een klant van ECS: dit is echt een partnerschap.”

Over ECS

ECS vindt dat elke organisatie in staat moet zijn om alle essentiële applicaties geïntegreerd te laten communiceren met de systemen van partners, toeleveranciers en klanten binnen de gehele keten. Daarom stellen wij organisaties in staat om dit volledige proces naadloos te laten verlopen en adaptief te zijn voor toekomstige innovaties.

Benieuwd wat ECS voor uw organisatie kan betekenen? Kijk dan op smartintegrations.com, ecsinternational.eu en/of neem vrijblijvend contact met ons op via +31 (0)229574331 of ecsupdate@ecsinternational.eu.