Sanofi

EDI is een communicatietechnologie, die het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen verschillende informatiesystemen eenvoudig maakt. Elk systeem genereert zijn eigen data en slaat deze op in een bepaald formaat. Door integratie van systemen en standaardisatie, gaan systemen van zender en ontvanger als het ware dezelfde taal spreken. Het van oorsprong Franse Sanofi gebruikt deze methode al jaren en is er zo tevreden over, dat het bezig is om steeds meer klanten aan te sluiten.

Naar een situatie zonder papier

Niels Rutte is manager supply chain & customer service bij Sanofi Nederland. Hij is erg enthousiast over EDI, bijvoorbeeld omdat het papierloos werken mogelijk maakt. “Het komt nog altijd voor dat klanten een bestelling eerst moeten printen. Vervolgens scannen ze het document en sturen ze het als bijlage in een mail naar ons. Dat is erg omslachtig. Met EDI ben je van al die handelingen af en bespaar je tijd. Je loopt ook niet meer de kans dat een mailtje op de stapel blijft liggen of over het hoofd wordt gezien. Bij automatische verwerking pakt het systeem een order direct op. Dat betekent dat er sneller kan worden geleverd.”

Sanofi voorziet grote organisaties als Kruidvat, Etos en Albert Heijn van geneesmiddelen waarvoor geen recept nodig is. Het gaat dan bijvoorbeeld om hoestdrank. Medicijnen die door artsen worden voorgeschreven, vinden hun weg naar de patiënt vanuit de apotheek via groothandels als Brocacef, Mosadex of Pluripharm. “Er mag niets misgaan in de keten”, stelt Rutte, “want je hebt het vaak over erg kostbare medicijnen met een heel specifieke werking. Het risico voor patiënten kan erg groot zijn, als zij een verkeerd middel slikken. Daarom nemen we ook geen telefonische orders aan, om zo de kans op misverstanden te vermijden die kunnen onstaan bij mondelinge overdracht. Met EDI kan weinig verkeerd gaan, het verkeer verloopt automatisch. Gegevens overtypen is niet meer nodig, tikfouten zijn dus ook niet aan de orde.”

Sanofi haalt significante tijdsbesparing

Dat EDI Sanofi helpt om efficiënter te werken is belangrijk volgens Rutte, omdat digitalisering een thema is dat in de organisatie erg op de voorgrond staat. “EDI is een zero touch systeem waarbij je de techniek voor je laat werken. Het levert ons een significante tijdsbesparing op. Dat is prettig, want we zijn veel liever met onze klanten bezig. We kunnen bijvoorbeeld sneller reageren op vragen en klachten, en eerder laten weten dat er nieuwe medicijnen beschikbaar komen.”

De voordelen van EDI (sneller en efficiënter werken, tijd en kosten besparen, minder fouten), zijn reden voor Sanofi om er meer mee te gaan doen. Rutte: “Een paar jaar geleden wisselden we met veertig procent van onze klanten berichten uit volgens deze methode. Nu zitten we rond de zestig procent. Het streven is om op termijn uit te komen op negentig procent.” De manager denkt dat honderd procent niet haalbaar is. “Er zullen altijd klanten zijn die systemen gebruiken die EDI echt niet toelaten.”

Aansluiting vaak al in half uur geregeld

In de meeste gevallen is het voor nieuwe klanten echter niet al te ingewikkeld om met EDI aan de slag te gaan. Rutte: “Meestal is er één werkdag mee gemoeid maar soms is een aansluiting al binnen een half uur geregeld.”

Sanofi laat de handelingen die nodig zijn om uniform berichtenverkeer met nieuwe klanten mogelijk te maken, over aan een partner: ECS International. Die gebruikt X4Connect als oplossing om de vertaalslag te maken tussen verschillende talen die systemen ‘spreken’. Deze cloudservice stelt gebruikers bovendien in staat om berichtenverkeer heel nauwkeurig te monitoren. Het hoeft dan niet alleen te gaan om stromen van en naar externe partners. X4Connect is ook geschikt voor interne uitwisseling (tussen afdelingen).

ECS kan veel formaten aan en kent de markt

ECS International onderscheidt zich volgens Rutte van anderen doordat het een groot aantal bestandstypen kan verwerken. “Het maakt eigenlijk niet uit welk systeem de klant gebruikt. Ze kunnen tal van varianten aan. Sanofi heeft één aansluiting en ECS stroomlijnt het verkeer zodanig, dat alles op één punt binnenkomt en wordt verwerkt. Wij hebben daar geen omkijken naar.”

Een ander pluspunt dat Rutte noemt, is dat ECS International kennis heeft van de farmaceutische markt. “Ze werken ook voor andere organisaties in deze branche. Daardoor weten ze precies wat er nodig is. Wat wij verkopen is geen pakje boter. Het kan gaan om levensreddende middelen. Het is dus erg belangrijk dat orders op tijd aankomen, op de juiste plek. ECS zorgt daar gewoon voor.”

ECS neemt alle werk uit handen

“Ontzorgen is zo’n kreet die je veel hoort, een modewoord”, vervolgt hij. “Maar dat is wel wat ECS doet. Wat wij nog voor onze rekening nemen, is het leggen van het eerste contact met een klant. Die krijgt dan een bekende stem aan de lijn en voelt zich niet overvallen. Zodra we akkoord zijn, geef ik de gegevens van de contactpersoon door aan ECS. Meestal is dat een inkoper, systeembeheerder of apotheker. ECS stemt vervolgens alles met hen af. Verbindingen worden getest en als de dienst goed werkt, kan het dus snel in productie worden genomen.”

Rutte waardeert ook het persoonlijk contact met ECS International. “Nu we het electronisch bestellen aan het uitbreiden zijn, is het belangrijk om overzicht te houden. Daarom heb ik wekelijks overleg met ECS over de voortgang, met vaste contactpersonen. Dat werkt echt prettig.”

Rutte vindt EDI met ECS International een echte aanrader. “Dat zeg ik niet zomaar, want we gaan EDI met hen ook verder uitrollen in België. ECS kan gewoon snel schakelen en vlot verbinding leggen met nieuwe partners. Daardoor zijn we dus niet bezig met allerlei handwerk, maar met onze klanten. Dat is voor ons het allerbelangrijkst.”

Meer weten over wat X4Connect kan betekenen voor uw organisatie? Kijk dan op ECSInternational.eu of neem vrijblijvend contact met ons op:

T. +31 (0)229 57 4331

M. salesecs@ecsinternational.eu