Sligro

De uitdaging van Sligro: naadloze communicatie met klanten

Het verminderen van operationele kosten is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsstrategie van Sligro. De marktleider die beschikt over een netwerk van zelfbedieningsgroothandels en bezorgcentra, doet permanent aan kostenbeheersing. Een manier om dat te bereiken is een gezamenlijke integrale logistieke strategie en uitbouw van ICT-systemen.

Electronic Data Interchange past in deze denkwijze. Het is een slimme manier om systemen binnen de organisatie met elkaar te laten communiceren. EDI maakt ook naadloze communicatie met systemen van businesspartners mogelijk. Voor Sligro, dat wekelijks honderdduizenden bestellingen ontvangt, is het dé manier om te garanderen dat een restaurateur verse vis kan serveren en dat de schappen van tankshops gevuld blijven. Dat gaat snel en soepel in vergelijking met een situatie waarin papier, fax, telefoon of Excelsheets worden gebruikt. Door het geautomatiseerde karakter van dit proces hoeven mensen minder handelingen te verrichten. Daardoor is er minder kans dat er iets fout gaat.

Hans van Westerveld is coördinator-systeembeheerder bij Sligro. Hij vertelt dat zijn werkgever al langer naar tevredenheid software van ECS International gebruikte. Dat was een belangrijke reden om de systeemintegrator ook voor EDI te benaderen. ‘’Dat hun oplossing aan al onze eisen voldoet gaf de doorslag om opnieuw met ze in zee te gaan.”

Hij legt uit hoe Sligro EDI in de dagelijkse praktijk gebruikt. ‘’Bestellingen komen bij ons binnen via mail. Die informatie komt in een bestelsysteem voor het magazijn. Daar zien ze dat er bijvoorbeeld boter en mayonaise moet worden klaargezet, zodat de klant zijn spullen op tijd ontvangt. Het systeem stuurt automatisch een orderbevestiging naar de klant.”

Behalve mail gebruikt Sligro ook FTP om bestanden te ontvangen en versturen. FTP staat voor File Transfer Protocol. Van Westerveld: ‘’Dat is een andere protocol, waarbij de klant ons niet mailt maar direct een bestand stuurt.” Processen rond orderpicking en distributie verlopen vervolgens op dezelfde wijze.

Software van ECS kan grote volumes aan

Wat EDI in de kern doet, is volgens Van Westerveld: ‘‘bestanden oppakken en op een andere plek neerzetten’’. De software maakt daarbij wel een vertaalslag, zodat op die andere plek bestanden kunnen worden gelezen, wat het oorspronkelijk formaat ook is. Doordat systemen zonder vertraging met elkaar communiceren komt informatie eerder aan in het magazijn, worden spullen eerder gevonden en zijn ze dus ook eerder klaar voor transport.

Van Westerveld vertelt dat de oplossing van ECS grote volumes aankan, zonder dat er storingen optreden. IT-beheer bij Sligro heeft maar weinig omkijken naar de oplossing. ‘’Onderhoud beperkt zich eigenlijk tot incidenten. Sporadisch komt het voor dat orders niet aankomen. Wij zoeken dan uit hoe dat komt. Het ligt bijna nooit aan de software van ECS. Meestal zit de oorzaak buiten ons huis en bij opvolgende systemen die een mail of FTP-file moeten verwerken.”

EDI is een onderdeel van Enterprise Data Integratie. Dat wil zeggen dat allerlei applicaties als één geheel gaan functioneren binnen één omgeving. Dit platform transformeert (vertaalt) data uit al deze bronnen, zodat ontvangers deze kunnen begrijpen. Deze ontvangers kunnen andere afdelingen zijn binnen een organisatie of externe partijen.

Doordat zowel zender als ontvanger aanpassingen moeten doen aan hun IT-systemen om ze met elkaar te laten communiceren, wordt wel gedacht dat de overstap naar EDI ingewikkeld is.

Van Westerveld vindt dat erg meevallen. ‘’Het systeem kan ,in een situatie als bij ons, binnen een paar weken operationeel zijn. De implementatieduur hangt onder meer af van hoe je netwerk eruit ziet, je configuratie en je firewalls. Ik vind de complexiteit niet al te groot. In ons datacenter staan zeshonderd machines.”

Aan de klantzijde vergt de overgang naar EDI geen al te grote inspanning, in de ogen van Van Westerveld. ‘’Zij downloaden een standaardpakket. Na configuratie maken ze een account aan en krijgen ze een wachtwoord. Daarna kunnen ze bestanden aan ons kwijt. Dat is allemaal niet zo moeilijk, meestal verloopt dit proces tamelijk probleemloos.”

Voordeel van de samenwerking: meedenken en snel op uitdagingen inspelen

Van Westerveld is erg tevreden over de samenwerking met ECS International. ‘’Ze lossen storingen snel op. Dat is belangrijk, want elke verstoring kost geld. Daarnaast denken ze steeds mee over verbeteringen, nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden om efficiënter te werken.”

‘’Toen onze bestaande EDI-software end-of-life was, hielpen ze ons met deskundig advies over alle mogelijkheden voor vernieuwing. Toen we de beslissing hadden genomen, leverden we de hardware op en gaven die aan ECS. Wij hielden ons bezig met de inrichting en beveiliging van het netwerk. Samen hebben we de benaderbaarheid van bestanden uitvoerig getest. Toen de nieuwe oplossing goed bleek te werken, hebben we die uitgerold in de productieomgeving. Het nieuwe systeem is sneller en betrouwbaarder en beschikt over meer mogelijkheden, zoals een dashboard om aan knoppen te kunnen draaien. Er zijn honderden klanten op aangesloten, zonder problemen.”

Van Westerveld zegt dat hij deze manier van werken iedereen kan aanraden. ‘’De software neemt zoveel werk over, als je dat allemaal met de hand zou moeten doen… Een getal durf ik er niet aan te hangen maar het levert echt een enorme kostenbesparing op.”

Er zijn wel algemene cijfers over de kosten die EDI kan besparen. Grofweg zijn organisaties die elektronisch data uitwisselen een derde goedkoper in vergelijking met een op papier gebaseerde werkwijze. Ook de tijd tussen bestelling en levering wordt met ongeveer 30 procent bekort. Automatisering kan mensen tot 50 procent van hun tijd besparen.[1]

Deze cijfers gelden niet alleen voor groothandels. EDI wordt ook toegepast in andere sectoren. Boekhoudkantoren gebruiken de software bijvoorbeeld voor het uitwisselen van financiële data, terwijl transportbedrijven er douanedocumenten mee versturen.

De concrete toepassingen die Sligro gebruikt voor elektronische data uitwisseling zijn IBM Cool Spools (zie kader). Dat levert samengevat vier belangrijke voordelen op:

1. Kostenbesparing doordat papierwerk verleden tijd is.
2. Snelheid en accuratesse waarmee producten hun weg vinden naar klanten neemt aanzienlijk toe door automatisering.
3. Grotere efficiëncy, doordat de computer werk overneemt. Er is minder kans op fouten en retourzendingen.
4. Strategisch voordeel: doordat systemen met elkaar communiceren zonder tussenkomst van mensen, krijgen medewerkers tijd om zich bezig te houden met andere taken.

EDI helpt organisaties zo om competitiever te zijn. ECS International is een organisatie die behalve in EDI ook toonaangevend is in Managed File Transfer. Dat is een vorm van veilig en versleuteld datatransport, zonder dat data wordt omgezet naar een ander formaat. Onze ervaren experts ondersteunen u in beide gevallen met advies, nemen de implementatie voor hun rekening en daarna ook beheer en onderhoud.

Benieuwd was ECS voor uw organisatie kan betekenen? Kijk dan op smartintegrations.com., ecsinternational.eu of neem vrijblijvend contact met ons op via +31 (0)229574331 of mail naar salesECS@ecsinternational.eu

Over ECS

Expert in Enterprise applicatie integratie en veilige en snelle uitwisseling van data over internet (MFT). Sinds 1999 uw betrouwbare partner in datatransformatie en communicatie met meer dan 1.000 succesvolle implementaties. Wij ondersteunen onze oplossingen met professional services zoals educatie, consultancy, applicatie ontwikkeling, project management en support desk.

[1] https://www.edibasics.co.uk/benefits-of-edi/