De sleutels tot het voltooien van EDI-testen en EDI-certificering

Als u wilt concurreren in de steeds meer digitaal wordende markt van vandaag, moet u EDI-compatibel zijn, ongeacht hoe groot of klein uw organisatie is.

Maar hoewel papierloze transacties geweldig zijn om bomen te redden, zijn ze niet zonder potentiële uitdagingen. Problemen met gegevenskwaliteit en -beveiliging, verschillende EDI-indelingen en complexe datasets kunnen bijvoorbeeld leiden tot terugboekingen, achterstanden, mislukte transacties, beschadigde relaties en meer.

Het hebben van een EDI-oplossing of bekwaam zijn lost niet al deze problemen op. Dat is waar EDI-testen in het spel komt.

EDI-testen is een combinatie van connectiviteitstesten en procesvalidatie die zorgt voor een soepele uitwisseling van gegevens tussen op EDI gebaseerde applicaties, zodat u problemen kunt identificeren voordat ze van invloed zijn op het EDI-certificaatproces.

Bij het formuleren van uw benadering van EDI-testen, kan deze blog u helpen een snellere en efficiëntere teststrategie te ontsluiten waarmee u de certificeringsprocessen van uw partnertransacties sneller kunt voltooien en sneller inkomsten kunt genereren. En als er vragen zijn, neem dan contact met ons op via volgende contactformulier.

Wat is EDI Certificatie

Het kan moeilijk zijn om nieuwe EDI-compatibele handelspartners toe te voegen en te ondersteunen, vooral als u geen specifiek proces voor EDI-certificering volgt of de nodige kennis in huis heeft.

Wat is EDI-certificering? Het is het resultaat van succesvolle EDI-testen.

Het valideert dat u voldoet aan de technische en informatieve vereisten van handelspartners en zorgt ervoor dat EDI-transacties soepel tussen u verlopen zodra u met handelen begint. Het bewijst ook dat handelspartners kunnen voldoen aan de eisen van consumentenprivacy en brancheconformiteit.

Zorggerelateerde bedrijven moeten bijvoorbeeld hun EDI-transacties testen om naleving van de AVG te garanderen.

In Retail hebben giganten zoals Amazon hun vaste verwachtingen over hoe EDI moet functioneren.

Certificering is een van de meest kritieke stappen bij de onboarding van EDI-partners en het algehele EDI-implementatieproces.

En hoe sneller uw bedrijf de EDI-certificering doorstaat, des te sneller zullen integratieoplossingen bijdragen aan het genereren van inkomsten.

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat in 2021 45% van de ondervraagde integratie-experts zei dat het tussen een week en een maand duurde om een ​​nieuwe supply chain-partner aan boord te krijgen, tegenover 37% het jaar ervoor. En 42% zegt dat het meer dan een maand duurt, tegenover 36% het jaar ervoor. Deze vertragingen hebben een directe invloed op de omzet, de scorekaarten van leveranciers en de klanttevredenheid.

De hoofdoorzaken voor deze vertragingen zijn niet te vinden in slechte partnerprestaties, maar intern bij de bedrijven zelf, waar verouderde legacy of zelfgemaakte applicaties, te veel vertrouwen op handmatige processen of te veel aangepaste code de onboarding van partners voor meer dan 50% van de bedrijven belemmeren.

Al deze zelf gecreëerde beperkingen kunnen van invloed zijn op de snelheid en het succes van het EDI-testproces van een bedrijf. Maar er zijn altijd manieren om het te verbeteren.

Het slagen voor EDI-testen is de sleutel tot EDI-certificering

Vrijwel elk groot bedrijf eist dat hun handelspartners communiceren met behulp van EDI-software. En de meeste hebben een gedetailleerd EDI-certificeringsproces om te bewijzen dat u EDI-transacties kunt verzenden en ontvangen volgens hun specificaties.

Dus om zaken te doen met die bedrijven, moet u het volgende kunnen:

1. Ondersteuning van de elektronische uitwisseling van een basisdocumentenset, waaronder:

• ORDERS
• ORDRSP
• DESADV
• INVOIC
• REMADV
• CONTRL

2. Voltooien van EDI-testen van de basisdocumentenset binnen een vooraf bepaald aantal weken

3. Een voorkeurs AS2 EDI-bestandsformaat gebruiken en een consistente verbinding onderhouden om onderbrekingen in de communicatie te voorkomen

4. De EDI-handelspartner MOET de functionele bevestigingen van CONTRL niet meer dan een vooraf bepaald aantal uren sturen vanaf het moment dat de inkooporders in de mailbox van de partner zijn geplaatst.

Partners die zich niet aan deze richtlijnen en andere SLA's (Service Level Agreements) houden, riskeren EDI-terugboekingen of intrekking van de status van handelspartner.

Hier is een visuele weergave van EDI-testen en EDI-certificering:

EDI-testscenario's

Voordat u begint met testen, moet u aantonen dat u gegevens kunt uitwisselen tussen uw EDI-softwareplatforms door uw EDI-transacties in kaart te brengen. EDI-mapping vertaalt gegevensstructuren van een eigen bestand naar een standaard EDI-formaat en weer terug.

Nadat u het mappingproces hebt voltooid, moet u mogelijk verschillende EDI-testscenario's uitvoeren om EDI-certificering te behalen.

Of u nu intern test met een EDI-oplossing van een derde partij of een beheerde EDI-service gebruikt, hier zijn enkele aanbevolen soorten testen. Sommige komen vaker voor in de gezondheidszorg en andere sterk gereguleerde sectoren.

• Integriteitstesten: Bevestigt de syntactische integriteit van de EDI-transactie door geldige segmenten, segmentvolgorde, elementaire attributen en meer te testen
• Implementatiegids of het testen van vereisten: Zorgt ervoor dat uw transacties voldoen aan de implementatiegids van uw partner, EDI-toewijzingsvereisten en specifieke EDI-normen met betrekking tot AVG- of B2B-gatewayvereisten. Deze test markeert transacties die niet voldoen aan de interne controles voordat ze worden doorgegeven aan bedrijfsapplicaties voor integratie.
• Balans testen: Bevestigt dat uw veldtotalen, financiële waarden en gegevens op samenvattingsniveau in evenwicht zijn. Bij balans tests wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of bestelde artikelen overeenkomen met de artikelen op de factuur.
• Situatie testen: Test specifieke situaties tussen segmenten waarin als A gebeurt, dan B moet worden ingevuld. Dit omvat het valideren van situationele velden op basis van waarden of situaties die elders in het bestand worden gevonden. Als een verzekeringsclaim bijvoorbeeld voor een "ongeval" is, moet de "ongevaldatum" aanwezig zijn.
• Externe codeset testen: Valideert implementatiegids-specifieke codesets (en andere AVG-conforme codesets) om ervoor te zorgen dat hun gebruik geschikt is voor elke bepaalde transactie.
• Producttype of servicelijn testen: Zorgt ervoor dat alle gegevensrecords die specifiek zijn voor het producttype of de servicelijn correct worden aangemaakt en verwerkt.

Terwijl u de vereiste EDI-testscenario's voltooit, is het van cruciaal belang om end-to-end-tests uit te voeren om te verifiëren dat u partnertransacties via uw backend-systemen kunt verwerken.

De testvereisten verschillen ook per branche, gezien de unieke end-to-end bedrijfsprocessen op het werk.

In de productie is order-to-cash bijvoorbeeld de end-to-end-processen die ecosysteempartijen willen laten werken.

In Logistiek is het Load-Tender-to-Invoice.

In andere sectoren is dat het Procure-to-Pay proces.

Ongeacht in welke branche u zich bevindt, EDI-testen en certificering zijn echter een belangrijk onderdeel van uw voortdurende relatie met uw belangrijke ecosysteem-zakenpartners.

Als u bijvoorbeeld een inkooporder (ORDERS) en factuur (INVOIC) test, laat u een nieuwe partner u eerst een testinkooporder (ORDERS) sturen.

Vervolgens voert u de transactie door uw bedrijfsproces en maakt u de verkooporder aan in uw ERP, WMS, TMS, enz.

Vervolgens verwerkt u de bestelling alsof u het product gaat verzenden door een pakbon en andere gerelateerde documenten aan te maken.

Ten slotte stuurt u de factuur naar uw partner en verkrijgt u hun goedkeuring voor het hele proces.

Uw EDI-test strategy

Volgens Statista gebruikt de gemiddelde organisatie van vandaag 110 software as a service (SaaS)-applicaties. Velen beheren ook complexe infrastructuren waaronder legacy-systemen, informatiesilo's, apps op maat en complexe datasets.

Het is dus heel goed mogelijk om voor elk type EDI-document een andere workflow te hebben, waarvan sommige uren, zelfs dagen kunnen duren.

Het handmatig uitvoeren van EDI-testen stelt u bloot aan onnodige risico's en verspilt veel tijd.

U maakt niet alleen meer kans om fouten te maken die kunnen leiden tot terugvorderingen en gemiste SLA's, maar u vertraagt ​​ook nieuwe inkomstenstromen.

Een effectieve, herhaalbare EDI-teststrategie is een beter alternatief waarmee u zo snel mogelijk zaken kunt doen met nieuwe handelspartners.

EDI-automatiseringstests zijn een cruciaal onderdeel van een complete strategie die helpt bij het aanpakken van de typische uitdagingen van EDI met betrekking tot volume, complexiteit en nauwkeurigheid.

Het omvat ook end-to-end testmogelijkheden, waaronder prestatietests, gegevensvalidatie en -rapportage, en EDI-bestandsconversie naar standaardformaten.

Dit is wat EDI-automatiseringstesttools in praktische zin bereiken:

• Verwerk snel grote hoeveelheden gegevens en voer EDI-tests uit in een fractie van de tijd
• Ontlast testingenieurs zodat zij zich kunnen concentreren op testanalyse en andere kritieke taken
• Verminder fouten veroorzaakt door menselijk ingrijpen
• Versnel de verwerking en verbeter het rapportbeheer om de doorlooptijd van transacties te verkorten
• Beperk risico's door problemen met bedrijfsprocessen te identificeren voordat ze van invloed zijn op de productie
• Snij in kosten en de tijd die wordt besteed aan het inwerken van nieuwe handelspartners

EDI-testen en geautomatiseerde EDI-integratie gaan hand in hand

Hoewel het hebben van een herhaalbaar EDI-testproces essentieel is, zal het gebruik van een geautomatiseerd EDI-integratieplatform ervoor zorgen dat u compliant blijft en tegelijkertijd de veranderende behoeften van uw hele ecosysteem ondersteunt.

Een van de oplossingen die ECS kan bieden is de Cleo Integration Cloud (CIC). Met deze oplossing kunt u proactief inspelen op de EDI-compliancevereisten van handelspartners en tegelijkertijd end-to-end realtime inzicht bieden in uw omgeving, inclusief API-, EDI- en niet-EDI-toepassingen. Als gevolg hiervan kunnen technische en zakelijke gebruikers problemen ontdekken en corrigeren, overtredingen van EDI-compliance opsporen en snel uitdagingen oplossen om geannuleerde, late of onnauwkeurige ORDERS-, INVOIC-, DESADV- en CONTRL-berichten te verminderen.

Maak uzelf klaar voor succes!

Door een robuuste, herhaalbare EDI-teststrategie op te zetten, wordt het voltooien van uw partner EDI-certificaatprocessen een fluitje van een cent. Maar testen alleen zal er niet voor zorgen dat uw handelspartnerschappen succesvol zijn.

In plaats daarvan hebt u een uitgebreide, geïntegreerde aanpak nodig die gebruikmaakt van realtime inzicht, proactieve beheermogelijkheden en zichtbaarheid in uw hele ecosysteem.

Als u klaar bent om bestaande partnerrelaties te verbeteren en meer inkomsten te genereren, neem dan vandaag nog contact met ons op!