3 manieren om EDI-compliant te worden

Sinds de oudheid is een groot deel van zakelijk succes voortgekomen uit het hebben van sterke relaties. Snel vooruit naar ons moderne, digitale tijdperk, waar zoveel zakelijke relaties worden gemaakt of verbroken door digitale technologie en innovaties. Hoewel deze eeuwenoude waarheid nog steeds geldt, is het veel complexer geworden.

Nergens is dit duidelijker dan in de wereld van EDI (Electronic Data Interchange). Vooral financiële boetes die sommige bedrijven tegen hun verkopers en leveranciers indienen voor het niet naleven van EDI-conformiteit met overeengekomen SLA's (Service Level Agreements), blijven de relaties met handelspartners verwoesten.

Wat betekent EDI-Compliant zijn?

EDI-compliance verwijst naar het vermogen van een bedrijf om nauwkeurig EDI-transacties/-berichten te verzenden en te ontvangen volgens de ordergegevensvereisten van zijn EDI-handelspartners.

Veel bedrijven staan ​​erop dat hun handelspartners communiceren via EDI-software, waaronder retailgiganten als Wehkamp, ​​MediaMarkt, Decathlon en Amazon.

EDI-Compliance vereisten

Veel grote bedrijven hebben vereisten voor het opzetten en onderhouden van EDI-handelspartners, die beide belangrijk zijn om aan de regels te voldoen.

Vaak bieden bedrijven een "Aan de slag met EDI-implementatiegids" aan, die hun aanstaande partners helpt om EDI-compliant met hen te worden.

Vaak worden in zo'n document 4 EDI-compliance-eisen uiteengezet voor alle partners

1. De mogelijkheid om de basis EDI-documentenset uit te wisselen
2. De tijdlijn voor het testen van EDI-gegevens 
3. Verbindingsvereisten
4. Functionele erkenningsverwachtingen

Ten eerste zijn de basis EDI-documenten die bedrijven in Europa nodig hebben:

1. ORDERS
2. ORDRSP 
3. DESADV
4. INVOIC
5. REMADV 
6. CONTRL

Ten tweede, wat betreft de acceptabele tijdlijn voor EDI-testen, dit kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Het is een streefperiode waarin een verkoper of handelspartner moet bewijzen dat hij in staat is om alle basisdocumenten te verzenden.

Ten derde, om EDI in Europa te verhandelen, moeten leveranciers of handelspartners een consistente AS2-verbinding onderhouden. Dit betekent dat een bedrijf niet offline mag gaan of enige verstoring mag ervaren in de communicatie met hun trading partner.

Aangezien AS2 de enige manier is om verbinding te maken met de meeste EDI-ready bedrijven en de manier waarop EDI-documenten worden uitgewisseld, kan een daling van de connectiviteit een negatieve invloed hebben op de relatie van een handelspartner met bijvoorbeeld een van de eerder genoemde Retail-giganten.

Ten vierde MOET de EDI-handelspartner de functionele bevestigingen van CONTRL binnen een vooraf geselecteerd aantal uren sturen vanaf het moment dat de inkooporders in de mailbox van de partner zijn geplaatst.

Waarom is EDI-Compliance zo belangrijk?

Vrijwel alle belangrijke handelspartners eisen dat bedrijven die met hen zaken willen doen EDI-compliant zijn. Het belang van het opbouwen en onderhouden van EDI-compliance niet worden onderschat, vooral gezien het feit dat dit uw bedrijfsresultaten ten goede kan komen.

Op het meest basale niveau betekent EDI-compliance dat uw bedrijf EDI kan gebruiken om uw inkooporders te ontvangen en facturen te verzenden.

Solide, op vertrouwen gebaseerde relaties, gebouwd met EDI-capaciteit bevorderen het vertrouwen en de bedrijfsgroei. EDI-implementatieproblemen zijn niet alleen frustrerend, maar ze kunnen ook kostbaar zijn. En die kosten van niet-naleving komen in de vorm van EDI-terugvorderingen of boetes.

Hoe u EDI-Compliant kunt worden?

Slechte of verouderde integratietechnologie is vaak een oorzaak of bijdrage aan dit soort terugvorderingen, en hoewel ze op zichzelf misschien klein lijken, kan een systemisch EDI-compliance probleem zo financieel verwoestend zijn dat zelfs de beste zakelijke relaties verlamd kunnen raken.

Gelukkig is er een betere manier om EDI-compliance te garanderen, zodat EDI-terugvorderingen minder vaak voorkomen, SLA's beter kunnen worden nagekomen en waardevolle relaties behouden blijven: met een Ecosystem Integration-platform dat flexibel, modern, cloudgebaseerd en betrouwbaar is.

Hier zijn 3 manieren om terugvorderingen en/of boetes te verminderen met behulp van een Cloud Integration-platform als uw EDI-provider:

1. Door een cloudgebaseerd EDI-systeem te gebruiken, kunt u kritieke ecosysteem integratieprocessen ontwerpen, bouwen, exploiteren en optimaliseren. Dit betekent dat u uw integratieoplossing kunt laten rijpen volgens uw voorwaarden en tijdschema, altijd erop vertrouwend dat uw oplossing flexibel genoeg is om mee te groeien met uw zakelijke behoeften.
2. Een dergelijk platform biedt end-to-end integratiezichtbaarheid over API-, EDI- en niet-EDI-integraties, waardoor technische en zakelijke gebruikers evenveel vertrouwen hebben om snel handelspartners aan boord te krijgen, integratie tussen applicaties mogelijk te maken en inkomsten genererende bedrijfsprocessen te versnellen. Door strategisch, "van buiten naar binnen" inzicht te hebben in de kritieke end-to-end bedrijfsstromen die plaatsvinden in uw ecosysteem van partners en klanten, marktplaatsen en interne cloud- en on-premise-applicaties, zullen uw vitale zakelijke relaties sterker worden. 
3. Voor sommige bedrijven maakt het belang van EDI-compliant blijven en het vermijden van terugboekingen en/of boetes het de moeite waard om deze belangrijke functie geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een derde partij. Met een echt ecosysteemintegratieplatform hebben bedrijven de keuze uit selfservice, beheerde services of een gemengde aanpak, waardoor volledige flexibiliteit en controle over hun B2B-integratiestrategie wordt gegarandeerd.

De juiste technologie vinden

Het integreren van uw ecosysteem geeft u gemoedsrust, wetende dat uw bedrijf compliant kan blijven en tegelijkertijd de veranderende behoeften van klanten ondersteunt.

ECS heeft meerdere oplossingen om aan uw behoeften te voldoen, waaronder het Cleo Integration Cloud (CIC)-platform, zodat u snel aan alle vereisten van handelspartners kunt voldoen om EDI-compliant te worden. Met CIC identificeert en verhelpt u snel fouten, lokaliseert u overtredingen van EDI-compliance en lost u problemen snel op, waardoor u aanzienlijk minder gevallen, te laat of onnauwkeurige bestellingen, facturen, DESADV en bevestigingen binnenhaalt.

Als je meer wilt weten over onze oplossingen of het implementeren van het juiste Integration (Cloud) Platform, bezoek dan onze productpagina's en neem vandaag nog contact met ons op.